Te dejo un formato de cotización listo para llenar. Pero antes quiero decirte algo que me costó años entender: lo que decide si te contestan casi nunca es el precio.
Llevo más de ocho años en la parte comercial y he hecho más de 200 levantamientos de clientes. En todo ese tiempo mandé cientos de cotizaciones, y perdí muchas más de las que me hubiera gustado.
Durante mucho tiempo pensé que las perdía por caro. Cuando empecé a preguntar, resultó que casi nunca había una sola razón. A veces no había dinero ese mes. A veces sí les parecía cara y les daba pena decirlo. A veces no era el momento, y nadie quiere escribir un "no" a alguien que se tomó el trabajo de armar algo.
Lo que todas tenían en común no era el motivo.
Era el silencio.
Y ahí está la única parte que de verdad me tocaba a mí. No puedo hacer que a alguien le sobre el dinero ni que le urja lo que vendo. Lo que sí puedo es que contestarme sea fácil — incluso contestarme que no.
Eso es lo que hace una buena cotización. No convence: quita estorbos.
Una cotización que funciona lleva ocho cosas: quién la manda, para quién es, qué incluye desglosado, qué no incluye, el precio con el IVA separado, la forma de pago, la vigencia con fecha concreta y el siguiente paso. Las dos últimas son las que casi todos olvidan. Y el criterio para decidir qué poner y qué quitar es siempre el mismo: que contestarte sea lo más fácil posible.
El Excel te la arma. No te dice qué pasó con ella.
En CuidaTusClientes la mandas como liga: ves cuántas veces la abrió y cuándo fue la última, tu cliente acepta o te pide cambios ahí mismo —sin escribir un correo incómodo— y si acepta, el cobro se crea solo y de ahí lo facturas.
Cotización o propuesta: no son lo mismo
En México se usan casi como sinónimos, y no pasa nada por mezclarlos. Pero cuando eliges bien, conviertes más:
- Una cotización responde «¿cuánto cuesta?». Tu cliente ya sabe qué quiere y está comparando precios. Aquí el desglose manda.
- Una propuesta responde «¿por qué tú?». Todavía está decidiendo con quién, y necesita entender tu enfoque antes que tu precio.
La regla rápida para saber cómo hacer una cotización y no una propuesta comercial: si te pidieron precio, manda cotización. Si te pidieron una reunión, manda propuesta comercial. Mandar una propuesta de ocho páginas a quien solo quería un número es la forma más elegante de que no te contesten.
Qué lleva un formato de cotización: las ocho cosas
1. Quién la manda
Tu nombre o el de tu negocio, teléfono y correo. Suena obvio y se olvida seguido: el archivo se reenvía dentro de la empresa de tu cliente, y quien acaba decidiendo muchas veces no es quien te la pidió.
2. Para quién es
Nombre de la persona y de su negocio. Una cotización dirigida a alguien se lee distinto que una genérica — y además evita que se confunda con las otras tres que está comparando.
3. Qué incluye, desglosado
Concepto, cantidad, precio unitario e importe. Desglosa siempre, aunque sea un solo servicio. Un total sin partes no se puede evaluar: solo se puede aceptar o rechazar. Con partes, tu cliente puede quitar algo en vez de decirte que no a todo.
4. Qué NO incluye
Esta es la que casi nadie pone y la que más problemas evita. Dos o tres líneas bastan: viáticos, licencias, impresión, rondas de cambios extra. No es desconfianza — es lo que impide la conversación incómoda de la semana seis.
5. El precio, con el IVA separado
Subtotal, IVA y total, en tres renglones. Si tu cliente factura, necesita ver el IVA aparte para comparar con manzanas y manzanas. Si le pones un número redondo con el impuesto adentro, va a pensar que le estás cobrando más.
6. Forma y condiciones de pago
Cuánto al inicio, cuánto al final, en cuántos días, a qué cuenta. Escribirlo desde la cotización te ahorra la negociación posterior, que es donde se pierde el margen.
7. La vigencia, con fecha concreta
No «30 días». Una fecha: «válida hasta el 26 de septiembre de 2026». Es el elemento que más se olvida y el que más trabaja por ti.
8. El siguiente paso, escrito
Qué pasa si dice que sí. «Contéstame este correo y te mando el anticipo para arrancar el lunes.» Sin esa línea, aceptar tu cotización requiere que tu cliente invente el procedimiento, y la gente ocupada no inventa procedimientos: pospone.
Ejemplo de cotización lleno
Así se ve el formato de arriba una vez lleno. Es un servicio cualquiera, con los ocho elementos puestos — fíjate sobre todo en los tres últimos bloques, que son los que casi nadie escribe.
| Concepto | Cant. | P. unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de identidad: logotipo y dos aplicaciones | 1 | $18,000.00 | $18,000.00 |
| Manual de uso de marca (PDF, 12 páginas) | 1 | $6,500.00 | $6,500.00 |
| Adaptación para redes sociales (juego de plantillas) | 3 | $1,500.00 | $4,500.00 |
| Subtotal | $29,000.00 | ||
| IVA 16% | $4,640.00 | ||
| Total | $33,640.00 | ||
No incluye: impresión, compra de tipografías con licencia comercial, fotografía de producto, ni rondas de cambios adicionales a las dos que ya vienen incluidas.
Forma de pago: 50% para arrancar y 50% contra entrega del manual. Transferencia. Factura CFDI incluida.
Vigencia: válida hasta el 26 de septiembre de 2026.
Siguiente paso: contéstame este correo con un «va» y te mando los datos para el anticipo. Podemos arrancar el lunes siguiente. Y si no es el momento, dímelo con confianza — prefiero saberlo que quedarme adivinando.
Los cuatro errores que la matan
| Lo que se queda en visto | Lo que te contestan |
|---|---|
| Un total sin desglose | Conceptos separados, para que puedan quitar en vez de rechazar |
| Sin vigencia | Fecha concreta de vencimiento |
| «Quedo atento a sus comentarios» | Un siguiente paso concreto y una fecha |
| Mandarla y esperar | Un mensaje a los tres días que agregue algo |
El cuarto es el más caro y el más humano. Muchos no damos seguimiento porque nos da pena parecer insistentes. Pero la insistencia molesta cuando repite; no molesta cuando agrega. Un mensaje que dice «se me ocurrió que podríamos empezar por la parte más urgente y bajar el arranque» no es insistir: es darle una salida nueva a alguien que quizá no tenía ninguna.
Facilítale también decir que no
Suena al revés, pero es lo que más respuestas destraba. Casi nadie contesta un "no" porque contestarlo cuesta: hay que explicarse, hay que quedar bien, hay que sentirse mal un rato. Así que mejor no contestan.
Dos líneas lo resuelven. Una que dé permiso: «Si no es el momento, dímelo con confianza y te busco más adelante — prefiero saberlo que quedarme adivinando.» Y una salida más chica que el "no": una versión reducida, un arranque por fases, un primer alcance que quepa en lo que sí tiene hoy.
Cuándo mandarla
Lo antes posible, y con eso quiero decir el mismo día. No porque haya prisa, sino porque el interés de tu cliente tiene una curva y esa curva baja rápido. Una cotización buenísima que llega el jueves compite contra el recuerdo del martes.
Si no te da tiempo de armarla completa, manda un mensaje corto diciendo cuándo la vas a mandar. Eso también es seguimiento.
Lo que casi nadie hace: saber si la abrieron
Cuando mandas un PDF por correo, tu cotización entra en una caja negra. No sabes si la abrieron, si la leyeron completa, si la reenviaron a su socio o si se fue directo a la basura. Y sin saberlo, el seguimiento es adivinar.
Y son dos conversaciones completamente distintas. Alguien que nunca la abrió quizá ni la recibió: lo que hace falta ahí es reenviarla por otro lado, no insistir con el precio. Alguien que la abrió tres veces esta semana la está considerando en serio y algo lo tiene atorado — ese es el momento de preguntar qué, no de esperar.
Sin ese dato, el seguimiento es el mismo mensaje para los dos. Y ese mensaje único es justo el que no le facilita a nadie contestar.
Mandarla como una liga en vez de como un archivo resuelve eso. En CuidaTusClientes las propuestas se mandan así: tu cliente la abre en su navegador, puede aceptarla o pedirte cambios ahí mismo, y tú ves cuántas veces la abrió y cuándo fue la última. Si acepta, el cobro se crea solo y de ahí puedes facturarlo.
Pero eso ya es lo de menos. Con el formato de arriba y las dos líneas que casi todos olvidan —la vigencia y el siguiente paso— vas a cerrar más de las que cierras hoy, uses lo que uses.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una cotización?
¿Cuál es la diferencia entre una cotización y una propuesta?
¿Cuánto tiempo debe durar la vigencia de una cotización?
¿Cómo hago seguimiento a una cotización sin ser insistente?
¿Dónde consigo una plantilla de cotización gratis?
¿Cómo sé si mi cliente abrió la cotización?
Manda tus cotizaciones como liga, mira si las abrieron y cobra sin volver a capturar nada.
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